Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Lutim Musnahkan 1.500 Arsip Lama: Langkah Efisiensi dan Penyelamatan Informasi
Luwu Timur– Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Kabupaten Luwu Timur (Lutim) melakukan pemusnahan terhadap 1.500 dokumen arsip dengan masa retensi di bawah 10 tahun. Kegiatan yang dilaksanakan di Lobi Kantor Bupati Luwu Timur ini merupakan bagian dari upaya penyusutan arsip untuk meningkatkan efisiensi kerja sekaligus melindungi informasi penting dari pihak yang tidak berhak.
Pemusnahan Arsip Dilakukan Secara Profesional dan Transparan
Pemusnahan arsip ini dipimpin langsung oleh Asisten Administrasi Umum (Asisten III), Nursih Hariani, dan disaksikan oleh sejumlah pejabat terkait, antara lain:
-
Kepala Bagian Umum, Windayani Zakaria
-
Arsiparis Ahli Muda DPK, Rahkmidani
-
Saksi dari Inspektorat, Muh. Yani Rahman
-
Kasubag Tata Usaha Pimpinan Sekretariat Daerah, Rezky Apriani
Proses pemusnahan dilakukan dengan menggunakan mesin pencacah kertas (paper shredder) untuk memastikan dokumen tidak dapat dibaca atau disalahgunakan. Nursih Hariani menjelaskan bahwa kegiatan ini merupakan yang pertama kali dilakukan di lingkungan Sekretariat Daerah (Bagian Umum) Lutim dan akan dilanjutkan ke seluruh Perangkat Daerah di Kabupaten Luwu Timur.
“Kami telah memusnahkan sebanyak 1.500 dokumen (40 dos) dengan retensi di bawah 10 tahun,” ungkap Nursih.
Baca Juga: Pemkab Lutim Komitmen Percepat Transformasi Digital di Rakor Sinkronisasi Kebijakan
Tujuan Pemusnahan: Efisiensi dan Perlindungan Informasi
Rahkmidani, Arsiparis Ahli Muda DPK, menjelaskan bahwa pemusnahan arsip ini bertujuan untuk:
-
Efisiensi Penyimpanan – Mengurangi tumpukan dokumen yang sudah tidak memiliki nilai guna.
-
Efektivitas Kerja – Memudahkan pengelolaan arsip aktif yang masih diperlukan.
-
Keamanan Informasi – Mencegah kebocoran data atau penyalahgunaan dokumen oleh pihak yang tidak berwenang.
“Arsip yang dimusnahkan sudah tidak memiliki nilai guna, telah habis masa retensinya, dan berketerangan musnah berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA),” jelas Rahkmidani.
Pemusnahan Arsip Sesuai Aturan dan Dapat Dipertanggungjawabkan
Pemusnahan arsip tidak boleh dilakukan secara sembarangan. Proses ini wajib mengikuti:
-
Peraturan Kearsipan Nasional – Sesuai Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
-
Jadwal Retensi Arsip (JRA) – Dokumen hanya dimusnahkan setelah melewati masa retensi.
-
Pengawasan dan Akuntabilitas – Dilakukan di hadapan saksi dari Inspektorat dan pejabat terkait untuk memastikan transparansi.
Dengan demikian, pemusnahan ini tidak akan menimbulkan masalah hukum di kemudian hari, termasuk jika ada potensi kerugian negara.
Pemusnahan arsip oleh DPK Lutim merupakan langkah progresif dalam menerapkan tata kelola kearsipan yang baik. Dengan mematuhi prosedur dan melibatkan berbagai pihak, kegiatan ini tidak hanya mendukung efisiensi kerja tetapi juga menjamin keamanan informasi.
Ke depan, DPK Lutim berencana memperluas program ini ke seluruh Perangkat Daerah, menunjukkan komitmen pemerintah dalam mengelola arsip secara profesional dan bertanggung jawab.
